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    經典的會計憑證分錄規范


    一、摘要必須全面準確地描述所記錄的交易事項

    1.摘要內容反映的記賬事項要詳實全面:比如報銷憑證,摘要應注明是誰報銷、什么時間用于什么事項什么性質的費用。比如“張三報銷4月份巡店交通費”,“李四報銷招待某某公司業務人員招待費”。

    2.摘要用語要嚴謹規范:報銷人一般要寫明實際報銷人(也就是真正花錢的是誰,而不是代辦報銷手續的人-比如領導的秘書代領導履行報銷手續時,實際報銷人是領導本人),另外,會計憑證中的人名都應當使用全名,而不能用職務代替(比如不能使用“李總”、“王經理”之類的用詞)。

    以此類推,有往來關系的單位名稱要盡量使用全稱,不得使用地名代替當地的子公司、代理商、供應商或者客戶。凡是涉及債權債務確認的,都必須使用對方的全稱或全名,以免多個類似名稱出現時,混淆不清。

    3.摘要要盡量反映會計人員進行交易事項的確認或會計估計的思路,尤其是調賬憑證:比如補提攤銷費用,除了要制作能反映整個補提攤銷費用來龍去脈的附件以外,在錄入憑證摘要時,要說明主要的補提原因、補提的期間等信息。比如“因房租合同延遲簽訂,補提2012年1月租金攤銷”,“因預估金額低于實際金額,補提2013年6-8月辦公室裝修費攤銷”,“因攤銷期限由3年改為2年,補提2013年1-6月份轉讓費攤銷”。

    二、會計憑證借貸方科目數量的使用限制

    在錄入會計憑證時,會計人員往往圖當時之便,加快會計憑證錄入速度,采取一個憑證里面多借多貸的方法做賬。需要注意幾點:

    1.允許一借多貸或者多借一貸的會計分錄,不允許多借多貸會計分錄。

    這里的借貸科目都是指“末級科目”。一借多貸或者多借一貸,“一”是指在借方或者貸方,只允許出現一個“末級科目”(并不是指只允許出現一行分錄);“多”是指在借方或貸方,可以出現多個“末級科目”。比如下面的會計分錄屬于“多借一貸”:

    借:管理費用-市內交通費100

    貸:庫存現金100

    借:銷售費用-業務招待費200

    貸:庫存現金200

    上面的分錄記錄了兩筆報銷業務,可以做在一個會計憑證里面,有兩個借方末級科目,一個貸方末級科目。如果上述業務是同一個人報銷,還可以將貸方科目合并處理:

    借:管理費用-市內交通費100

    借:銷售費用-業務招待費200

    貸:庫存現金300

    一般而言,在處理不同性質的交易事項時,錄入憑證分錄,一借一貸的金額最好保持一致,即使只有一個借方或者貸方科目,也不用合并;現金和銀行憑證的分錄也不要合并。比如下面的銀行收款憑證屬于“一借多貸”,借方科目最好不要合并,以保持與銀行對賬單的流水一致:

    借:銀行存款-1088賬戶200

    貸:應收賬款-A客戶200

    借:銀行存款-1088賬戶500

    貸:應收賬款-B客戶500

    2.過渡科目,不允許在一個憑證內進行結轉:

    比如下面的分錄在同一個憑證是不允許的:

    借:庫存商品200

    貸:生產成本200

    借:主營業務成本200

    貸:庫存商品200

    這個憑證里面,“庫存商品”是過渡科目,這個結轉過程必須分兩個會計憑證處理。同時,這樣的做法也違反了上面第1項關于“多借多貸”的限制,借方和貸方都存在兩個末級科目。

    另外也要注意,下面這樣的憑證同樣違反“多借多貸”限制:假設張三借了200元備用金,并在當月償還,會計人員為圖方便在一個憑證里面處理:

    借:其他應收款-張三200

    貸:庫存現金200

    借:庫存現金200

    貸:其他應收款-張三200

    多借多貸憑證,主要是會導致查詢明細賬的時候,“對方科目”會混亂,不利于正確地使用明細賬。當借方和貸方都存在多個末級科目的時候,現有財務軟件系統是無法分辨其中的一一對應關系的,系統默認只識別第一次出現的末級科目為對方科目。比如上述生產成本轉入庫存商品,再轉入主營業務成本的例子,主營業務成本的對方科目本來應該是庫存商品,但是如果處理在一個憑證里面,查詢明細賬時,其對方科目就變成了生產成本(因為生產成本出現在前);而庫存商品的對方科目也是生產成本,這樣的統計明細賬時,生產成本就被重復計算,導致查賬錯誤。



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